Politique de confidentialité
Version du 27/08/2026
La présente politique explique comment AGENCE DIGI, exploitant la marque Acadéo, collecte, utilise et protège les données personnelles traitées dans le cadre de la plateforme accessible à l’adresse :
https://plateforme.acadeo-formations.fr
Elle complète les Conditions Générales d’Utilisation de la plateforme.
1. Responsable du traitement
Le responsable du traitement est :
AGENCE DIGI – Acadéo
SASU au capital de 1 000 €
2 bis rue du Professeur Francisco Sanchez
31100 Toulouse
SIREN : 983 562 547
SIRET : 983 562 547 00015
RCS Toulouse
Pour toute question relative à vos données personnelles :
quentin@acadeo-formations.fr
2. Personnes concernées
La plateforme peut traiter des données concernant principalement :
- les formateurs ;
- les stagiaires et bénéficiaires des formations ;
- les entreprises clientes et leurs représentants ;
- les administrateurs de la plateforme.
Les stagiaires et entreprises ne disposent pas directement d’un compte sur la plateforme.
3. Données traitées
Formateurs
Acadéo peut notamment traiter :
- identité et coordonnées ;
- adresse professionnelle ;
- SIRET et informations professionnelles ;
- statut et régime de TVA ;
- compétences et domaines d’intervention ;
- sessions réalisées ;
- contrats ;
- factures et rémunérations ;
- CV, diplômes, assurance RC professionnelle, attestations administratives et justificatifs professionnels.
Stagiaires
Les données traitées peuvent notamment comprendre :
- nom et prénom ;
- email et téléphone ;
- statut professionnel ;
- entreprise de rattachement ;
- session et formateur concernés ;
- informations relatives au financement ;
- informations d’assiduité ;
- positionnements et évaluations ;
- documents administratifs ;
- informations nécessaires au suivi pédagogique.
Entreprises
Acadéo peut notamment traiter :
- raison sociale ;
- SIRET ;
- adresse ;
- coordonnées ;
- identité du représentant ;
- informations administratives nécessaires à l’organisation et au financement des formations.
Les SIRET sont actuellement renseignés manuellement. La plateforme n’effectue pas de recherche automatisée auprès d’un service externe de données d’entreprises.
4. Handicap et besoins d’adaptation
Dans le cadre du positionnement préalable, le stagiaire peut, de manière facultative, signaler :
- une situation de handicap ou une RQTH ;
- un besoin particulier d’adaptation de la formation.
Aucun justificatif de RQTH n’est demandé.
Ces informations sont utilisées exclusivement afin d’identifier et d’organiser les adaptations éventuellement nécessaires au bon déroulement de la formation.
L’accès à ces informations est réservé aux administrateurs habilités d’Acadéo.
Lorsque le formateur doit mettre en œuvre une adaptation, seules les informations pratiques strictement nécessaires lui sont communiquées. La situation de handicap ou la RQTH elle-même ne lui est pas communiquée.
Ces informations bénéficient d’une protection renforcée lorsqu’elles constituent des données concernant la santé et sont traitées dans le respect des dispositions particulières du RGPD applicables à ces données.
5. Pourquoi utilisons-nous ces données ?
Les données sont principalement utilisées pour :
- créer et gérer les comptes formateurs ;
- gérer les relations avec les formateurs ;
- organiser et administrer les formations ;
- gérer les stagiaires et les entreprises ;
- assurer le suivi pédagogique ;
- gérer les dossiers de financement ;
- établir et gérer les documents de formation ;
- gérer la facturation et les rémunérations ;
- répondre aux obligations légales et réglementaires d’un organisme de formation ;
- assurer la sécurité de la plateforme ;
- traiter les réclamations ;
- envoyer les communications nécessaires au suivi des formations.
Selon le traitement concerné, Acadéo s’appuie notamment sur :
- l’exécution d’un contrat ou de mesures précontractuelles ;
- le respect de ses obligations légales ;
- son intérêt légitime à gérer, sécuriser et développer son activité ;
- le consentement lorsque celui-ci est requis par la réglementation.
6. Origine des données
Les données peuvent être collectées :
- directement auprès du stagiaire ;
- par Acadéo ;
- par le formateur chargé de la formation ;
- auprès de l’entreprise cliente ;
- dans le cadre de la constitution ou du suivi d’un dossier de financement.
Les personnes concernées peuvent accéder à la présente politique ainsi qu’aux informations relatives au traitement de leurs données dans les documents et formulaires utilisés par Acadéo.
7. Qui peut accéder aux données ?
Administrateurs Acadéo
Les administrateurs habilités peuvent accéder aux informations nécessaires à la gestion des stagiaires, formateurs, entreprises, formations, financements et documents associés.
Formateurs
Les formateurs accèdent uniquement aux sessions et stagiaires qui leur sont attribués.
Ils peuvent consulter les informations administratives et pédagogiques nécessaires à l’exercice de leur mission, notamment les coordonnées des stagiaires, leur entreprise, leur positionnement, leurs évaluations, certains documents et les informations utiles au suivi de leur dossier.
Les formateurs sont tenus à une obligation de confidentialité.
Ils n’accèdent pas directement aux informations relatives à la RQTH ou à la situation de handicap du stagiaire.
Entreprises et stagiaires
Les entreprises et stagiaires ne disposent pas d’un accès direct à la plateforme.
Ils peuvent cependant recevoir les documents nécessaires à la formation, notamment des convocations, conventions, attestations, certificats ou autres documents administratifs.
Financeurs
Certaines données et pièces peuvent être transmises aux OPCO, FAF ou autres organismes financeurs lorsqu’elles sont nécessaires à une demande de financement, à son règlement ou au contrôle de la réalisation de la formation.
8. Prestataires utilisés
Acadéo fait appel à certains prestataires techniques.
IONOS
La plateforme et ses données sont hébergées auprès d’IONOS, sur une infrastructure située en Europe.
Brevo
Brevo est utilisé pour :
- certaines communications administratives et transactionnelles ;
- les demandes d’avis ;
- la gestion de listes de contacts ;
- certaines communications commerciales adressées aux formateurs.
Les stagiaires ne sont pas automatiquement inscrits à une newsletter commerciale du seul fait de leur participation à une formation.
Les formateurs peuvent recevoir des communications commerciales relatives aux formations, services, outils et offres Acadéo. Ils peuvent s’y opposer gratuitement à tout moment, notamment au moyen du lien de désinscription prévu dans les communications concernées.
Le suivi individuel des ouvertures d’emails par pixel est actuellement désactivé.
OpenAI
Acadéo utilise l’API OpenAI pour assister ses administrateurs dans la création de programmes pédagogiques.
Les informations transmises peuvent comprendre :
- le thème de la formation ;
- sa durée ;
- sa modalité ;
- le public cible ;
- les consignes ou notes relatives au programme attendu.
La plateforme n’ajoute pas automatiquement aux requêtes OpenAI les données issues des dossiers stagiaires, formateurs ou entreprises.
L’accès à cette fonctionnalité est réservé aux administrateurs.
Les contenus générés sont enregistrés en brouillon et font l’objet d’une validation humaine avant leur utilisation.
Le partage des entrées et sorties API avec OpenAI est actuellement activé sur le compte utilisé par Acadéo. La configuration utilisée ne bénéficie pas du dispositif Zero Data Retention ni d’une résidence régionale spécifique des données.
Des traitements ou transferts internationaux peuvent par conséquent intervenir dans le cadre de ce service, conformément aux mécanismes contractuels et garanties applicables.
Aucune décision concernant un stagiaire, un formateur, une entreprise ou un financement n’est prise automatiquement par cette fonctionnalité.
9. Durées de conservation
Les données sont conservées uniquement pendant la durée nécessaire à leur finalité, puis supprimées, anonymisées ou archivées lorsque leur conservation reste nécessaire.
Les principales durées appliquées sont les suivantes :
- factures et pièces comptables : 10 ans ;
- contrats et conventions : 5 ans après la fin de la relation, sauf durée supérieure applicable ;
- documents et preuves relatifs aux formations : en principe 5 ans après la formation ;
- dossiers de financement : durée exigée par le financeur, pouvant être supérieure et atteindre 10 ans pour certains dispositifs ;
- informations et justificatifs relatifs aux formateurs : 5 ans après la fin de la collaboration ou de la dernière action concernée, sauf obligation particulière ;
- réclamations : jusqu’à 5 ans après leur clôture lorsque leur conservation est nécessaire ;
- données utilisées pour la prospection professionnelle : jusqu’à 3 ans après la fin de la relation ou le dernier contact pertinent ;
- sauvegardes techniques : 4 semaines.
Les données détaillées relatives au handicap, à la RQTH et aux besoins d’adaptation ne sont conservées que pendant la durée nécessaire à l’organisation et au suivi de l’adaptation.
Lorsque cela est nécessaire pour justifier la démarche d’accessibilité ou de qualité, une trace limitée et non médicale de l’adaptation réalisée peut être conservée avec le dossier de formation.
Les documents comptables et pièces justificatives doivent légalement être conservés pendant dix ans.
10. Sécurité des données
Acadéo met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles destinées à protéger les données contre la perte, l’altération, la divulgation ou l’accès non autorisé.
Ces mesures comprennent notamment :
- accès à la plateforme en HTTPS ;
- comptes utilisateurs individuels ;
- droits d’accès différenciés ;
- contrôles d’autorisation côté serveur ;
- accès des formateurs limité à leurs propres dossiers ;
- protection des documents contre les accès publics non authentifiés ;
- contrôle des fichiers téléversés ;
- limitation des accès administratifs ;
- mises à jour régulières de WordPress, PHP et de la plateforme ;
- sauvegardes automatiques incrémentales quotidiennes ;
- sauvegarde complète hebdomadaire ;
- conservation des sauvegardes pendant quatre semaines ;
- procédure interne de gestion des incidents de sécurité.
Acadéo prévoit également de renforcer progressivement la journalisation des connexions et de certains accès aux documents.
11. Cookies
La plateforme utilise uniquement les cookies techniques nécessaires à son fonctionnement, notamment pour :
- l’authentification ;
- le maintien de la session ;
- la sécurité des comptes.
À la date de la présente politique, aucun Google Analytics, Meta Pixel, Matomo, Hotjar ou autre traceur publicitaire ou de mesure d’audience n’est utilisé sur la plateforme.
Les cookies strictement nécessaires à l’authentification et au fonctionnement d’un service peuvent être exemptés de consentement préalable.
12. Vos droits
Conformément à la réglementation applicable, vous pouvez disposer, selon la nature du traitement, des droits suivants :
- droit d’accès ;
- droit de rectification ;
- droit à l’effacement ;
- droit à la limitation du traitement ;
- droit d’opposition ;
- droit à la portabilité lorsque les conditions sont réunies ;
- droit de retirer votre consentement lorsqu’un traitement repose sur celui-ci.
Pour exercer vos droits :
quentin@acadeo-formations.fr
ou via le formulaire prévu à cet effet par Acadéo.
Une pièce d’identité ne sera demandée que lorsqu’elle est nécessaire pour vérifier l’identité du demandeur.
Acadéo répond aux demandes dans les délais prévus par le RGPD, en principe dans un délai d’un mois.
13. Réclamation auprès de la CNIL
Si vous estimez que le traitement de vos données ne respecte pas la réglementation applicable, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la :
Commission nationale de l’informatique et des libertés – CNIL
3 place de Fontenoy
TSA 80715
75334 Paris Cedex 07
www.cnil.fr
14. Modification de la politique
La présente politique pourra être mise à jour afin de tenir compte :
- d’une évolution réglementaire ;
- d’une modification du fonctionnement de la plateforme ;
- de l’ajout d’une nouvelle fonctionnalité ;
- de l’utilisation d’un nouveau prestataire ou service externe.
La version applicable est celle publiée sur la plateforme Acadéo.